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Aufbewahrung und Löschfristen (Gallring)

Daten aus einem Formular dürfen nicht beliebig lange liegen bleiben. Die DSGVO verlangt eine Löschfrist für personenbezogene Daten. Handels- und Steuerrecht schreiben umgekehrt vor, wie lange Belege mindestens aufbewahrt werden müssen. In Schweden heißt das planmäßige Aussondern Gallring.

KCForms setzt das je Formular um: Du legst fest, wie lange ein Datensatz aufbewahrt wird und was danach passiert. Ein Hintergrunddienst prüft jede Nacht alle Formulare, entfernt fällige Datensätze samt Anlagen und schreibt jeden Schritt in ein Protokoll.

Zusammenklicken reicht — das JSON ist zum Nachschauen da

Alles auf dieser Seite stellst du im Formular-Editor unter Formulareigenschaften → Aufbewahrung (Gallring) ein. Die Kästen „Hinter den Kulissen“ zeigen nur, was dabei im Formular gespeichert wird.

Frist festlegen

  1. Formular im Editor öffnen, Formulareigenschaften aufrufen.
  2. Den Abschnitt Aufbewahrung (Gallring) aufklappen und Aufbewahrungsfrist festlegen anhaken.
  3. Die Frist in Jahren, Monaten und Tagen eintragen.
  4. Speichern.

Schon beim Anlegen eines Formulars fragt der Formular-Assistent unter Mehr Einstellungen nach einer Frist in Jahren. Alle weiteren Angaben ergänzt du danach in den Formulareigenschaften.

Unter der Frist rechnet der Editor vor, ab welchem Tag ein heute angelegter Datensatz fällig wäre.

Hinter den Kulissen: die gespeicherte Regel 
"kc:retention": {
  "enabled": true,
  "years": 6,
  "roundToYearEnd": true,
  "legalBasis": "AO § 147 Abs. 1 Nr. 4"
}

Wann die Frist beginnt

Standardmäßig beginnt die Frist mit dem Anlegen des Datensatzes.

Fachlich ist oft ein anderes Datum richtig: das Vertragsende, das Bescheiddatum oder der Abschluss einer Sache. Wähle dafür im selben Abschnitt dem Datum aus dem Feld und das passende Datumsfeld des Formulars. Ist das Feld bei einem Datensatz leer, läuft für ihn keine Frist. Er bleibt, bis jemand das Datum einträgt.

Erst ab Ende des Kalenderjahres zählen verschiebt den Beginn auf den 31. Dezember. So rechnen HGB § 257 und AO § 147, und so steht es auch in den meisten schwedischen Informationshanteringsplaner: Ein Beleg aus dem März 2020 mit sechs Jahren Frist wird bis zum 31.12.2026 aufbewahrt und ab dem 01.01.2027 entfernt.

Was nach Ablauf passiert

Auswahl Wirkung
Datensatz löschen Der Datensatz verschwindet vollständig: Detail-Tabellen, Dateianlagen, Workflow-Verlauf und Änderungsprotokoll gehen mit.
Ausgewählte Felder anonymisieren Nur die angehakten Felder werden geleert, der Datensatz bleibt (etwa für Statistiken). Dateianlagen und Änderungsprotokoll werden trotzdem entfernt, weil beide die alten Werte enthalten. Ein angehaktes Tabellenfeld leert die ganze Detail-Tabelle.
Eigenes Skript entscheidet Das Formular-Skript onRetention entscheidet je Datensatz, siehe unten.

Ein anonymisierter Datensatz bekommt eine Erledigt-Marke und wird danach nicht mehr vorgelegt.

Freigabe vor dem Löschen

Mit Vor der Ausführung freigeben lassen löscht der Lauf nichts von sich aus. Er legt fällige Datensätze unter Administration → Aufbewahrung (Gallring) → Freigabe vor. Erst wenn dort jemand freigibt, führt der nächste Lauf die Regel aus. Wer freigegeben hat, steht im Protokoll.

Rechtsgrundlage

Trage im Feld Rechtsgrundlage ein, worauf die Frist beruht, zum Beispiel einen Paragrafen oder die Nummer im Aufbewahrungsplan. Der Text steht bei jedem Eintrag im Protokoll. Damit lässt sich später belegen, warum gelöscht wurde.

Eigene Behandlung per Skript

Soll vor dem Löschen mehr passieren, etwa eine Abgabe an ein Langzeitarchiv, eine Meldung an ein anderes System oder eine Prüfung, ob die Sache wirklich abgeschlossen ist, dann wähle Eigenes Skript (onRetention) entscheidet und klicke auf Skript onRetention mit Gerüst anlegen.

Das Gerüst ist sofort lauffähig: Es löscht wie die Standardaktion. Über ＋ Baustein einfügen … im Skript-Editor kommen fertige Teile dazu. Sie landen jeweils vor der Entscheidung am Ende:

  • Ins Langzeitarchiv ablegen – PDF, Anlagen und eine Begleitdatei in die Datei-Ablage
  • Drittsystem informieren (REST)
  • Fachabteilung per E-Mail informieren
  • Zurückstellen, solange der Vorgang offen ist
  • Anonymisieren statt löschen

Was das Skript zur Verfügung hat und wie es entscheidet, steht unter Skripte: onRetention.

Was du wissen solltest

  • Gelöscht ist gelöscht. Es gibt keinen Papierkorb. Bevor du eine Regel zum ersten Mal scharf schaltest, zeigt Administration → Aufbewahrung (Gallring) → Regeln & Vorschau, welche Datensätze betroffen wären.
  • Sperren gehen immer vor. Ein gesperrter Datensatz bleibt, egal wie lange seine Frist abgelaufen ist, etwa während eines Rechtsstreits.
  • Ändern verschiebt die Frist nicht. Gezählt wird ab dem gewählten Startereignis, nicht ab der letzten Bearbeitung.
  • Sicherungen (Backups) enthalten gelöschte Datensätze, bis sie nach ihrem eigenen Plan auslaufen. Wird eine Sicherung zurückgespielt, entfernt der nächste Lauf die fälligen Datensätze erneut.
  • Behörden: In Deutschland müssen öffentliche Stellen Unterlagen vor der Vernichtung dem zuständigen Archiv anbieten (§ 5 Bundesarchivgesetz und die Landesarchivgesetze). In Schweden ist Gallring nur erlaubt, wenn eine Rechtsgrundlage es zulässt. Die Abgabe an ein Archiv bildest du mit dem Skript ab, oder du gibst mit Freigabe vor dem Löschen erst nach der Bewertung durch das Archiv frei.