Archivfähiges PDF (PDF/A)¶
KCForms erzeugt jedes Formular-PDF als PDF/A — das Format für die Langzeitarchivierung (ISO 19005). Ein PDF/A-Dokument enthält alles, was es zum Anzeigen braucht: alle Schriften, eine feste Farbbeschreibung und maschinenlesbare Angaben zu Titel, Autor und Sprache. Es sieht deshalb auch in Jahrzehnten noch genau so aus wie heute, egal mit welchem Programm man es öffnet.
Standard ist PDF/A-2a zusammen mit PDF/UA-1: archivfähig und barrierefrei. Formular-Autoren müssen dafür nichts tun.
Warum gerade PDF/A-2a?¶
PDF/A gibt es in mehreren Teilen (1, 2, 3, 4) und Stufen:
| Stufe | Was zugesichert ist |
|---|---|
| b (basic) | Das Dokument sieht immer gleich aus. |
| u (unicode) | Zusätzlich: Der Text lässt sich zuverlässig durchsuchen und kopieren. |
| a (accessible) | Zusätzlich: Die Struktur ist beschrieben — Überschriften, Absätze, Lesereihenfolge, Sprache. |
Archive verlangen für Dokumente mit Text und Struktur die Stufe a; Stufe b ist für eingescannte Seiten und Bilder gedacht. Ein ausgefülltes Formular ist ein strukturiertes Dokument. KCForms erzeugt die Struktur ohnehin für die Barrierefreiheit — die Stufe a kostet also nichts zusätzlich.
Schweden: Riksarkivet und die Archive der Kommunen und Regionen
Riksarkivets Vorschrift RA-FS 2009:2 nennt formal nur PDF/A-1. Riksarkivet hat im März 2026 angekündigt, sie durch eine Liste angenommener Formate zu ersetzen; beschlossen ist das noch nicht. Viele Archivbehörden führen eigene Formatlisten. Fragen Sie Ihr Archiv, welche Fassung es annimmt. Verlangt es PDF/A-1, stellen Sie in den System-Einstellungen PDF/A-1a ein.
Einstellung¶
Das Profil gilt für alle Formulare und wird unter Administration → System-Einstellungen → Archivformat der PDF-Ausgabe gewählt:
| Einstellung | Wann sinnvoll |
|---|---|
| PDF/A-2a + PDF/UA-1 (Standard) | Für fast alle Fälle. |
| PDF/A-2u | Wenn ein Archiv ausdrücklich „u" verlangt. |
| PDF/A-2b | Wenn ein Archiv ausdrücklich „b" verlangt. |
| PDF/A-1a | Wenn das Archiv nur PDF/A-1 annimmt. |
| PDF/A-1b | Wie 1a, wenn das Archiv „b" verlangt. |
| Kein PDF/A | Nur bei einem besonderen Grund. Die Schrift „Helvetica" wird dann nicht eingebettet. |
Die Einstellung wirkt sofort, ohne Neustart. Sie gilt für den Druck aus dem
Formular, für pdf.render() in Skripten
und für PDF-Anhänge von Mails.
Was KCForms dafür tut¶
| Baustein | Wirkung |
|---|---|
| Alle Schriften eingebettet | Auch die Theme-Schrift „Helvetica" und das Absolut-Layout. Dafür bettet KCForms die freie Schrift Liberation Sans ein, die fast überall genau so breit läuft wie Helvetica. |
| Farbprofil sRGB | Farben sind eindeutig beschrieben, nicht vom Bildschirm abhängig. |
| Kennung im Dokument | Das PDF sagt selbst, welche Fassung es erfüllt (z. B. „PDF/A-2a"). |
| Metadaten doppelt und gleich | Titel, Autor, Thema, Schlagwörter und Zeitstempel stehen in beiden Bereichen des PDFs, Zeichen für Zeichen gleich. |
| Bilder | Bilder in CMYK (z. B. ein Druckerei-Logo) werden in RGB umgewandelt. Bei PDF/A-1 werden Bilder mit Transparenz (Unterschriften, Grafiken) auf weißem Grund abgelegt — auf dem weißen Blatt sieht man keinen Unterschied. |
| Links | Links im Leittext werden mitgedruckt und sind für Screenreader beschriftet. |
Nachweis
Geprüft mit veraPDF, dem Prüfwerkzeug der PDF Association: alle 116 Formulare der Entwicklungsumgebung bestehen jedes der fünf Profile (2a, 2u, 2b, 1a, 1b), dazu PDF/UA-1 (Stand 26.10.2026).
Sammel-Druck mit PDF-Anhängen¶
Beim Druck mit Anhängen hängt KCForms PDF-Dateien, die Anwender hochgeladen haben, hinten an. Deren Seiten übernimmt KCForms unverändert — ob sie archivfähig sind, entscheidet der Anhang, nicht KCForms. Deshalb gilt:
| Anhänge | Kennung des Gesamt-PDFs |
|---|---|
| Keine | wie eingestellt (z. B. PDF/A-2a) |
| Alle selbst PDF/A (gleicher oder älterer Teil) | Stufe b desselben Teils (z. B. PDF/A-2b) |
| Mindestens einer kein PDF/A | keine PDF/A-Kennung |
Lieber keine Kennung als eine falsche: Ein Archiv, das „PDF/A" annimmt und beim
Prüfen ablehnt, ist der teurere Fehler. Welche Kennung ein Ausdruck trägt, steht
in der Antwort des Servers im Kopf X-KC-PdfA (z. B. 2a, 2b, off).
Tipp: Wer ein archivfähiges Gesamtpaket braucht, bittet Anwender, Belege als PDF/A hochzuladen (die meisten Office-Programme bieten „Als PDF/A speichern").
Grenzen¶
- Zeichen mit anderer Breite: Liberation Sans läuft bei fünf seltenen Zeichen
breiter als Helvetica:
¯ ± µ · ÷. Steht eines davon in einem Formular im Absolut-Layout, kann eine Zeile an anderer Stelle umbrechen als ohne PDF/A. - Elektronische Signaturen (PAdES) müssen auf das fertige PDF/A gesetzt werden; ein späteres Umwandeln machte die Signatur ungültig.
- PDF/A-3 (mit eingebetteten Fremddateien) bietet KCForms bewusst nicht an — viele Archive lehnen eingebettete Dateien ab.