Formulare aus PDF-Blanketten importieren¶

Viele Formulare gibt es schon — als PDF-Blankett, das man ausdruckt, ausfüllt und abgibt, oder als PDF zum Ausfüllen am Bildschirm. Der PDF-Import macht daraus ein KCForms-Formular: mit Feldern, Beschriftungen, Prüfungen und — wenn du willst — mit einem Ausdruck, der aussieht wie das gewohnte Blatt. Workflow, Skripte und weitere Prüfungen ergänzt du danach wie bei jedem anderen Formular im Editor.

Dasselbe geht mit Vorlagen aus Word und Excel (.docx, .xlsx) — siehe Vorlagen aus Word und Excel.

Es gibt zwei Wege:

Einzeln im Formular-Editor — Knopf „PDF …" neben „+ Neu".
Viele auf einmal im Admin-Bereich — Formular-Bausteine → PDF-Import, auch als ZIP-Datei.

Zusammenklicken reicht — das JSON ist zum Nachschauen da

Der Import legt das Formular vollständig an; du musst keine Zeile tippen. Die eingeklappten Kästen „Hinter den Kulissen" zeigen, was dabei im Formular steht. Aufklappen lohnt sich, wenn du verstehen willst, warum etwas so aussieht — zum Arbeiten brauchst du es nicht.

Welche PDFs sich eignen¶

Der Import liest die Datei zuerst und sagt dir, was er gefunden hat:

Art	Was der Import tut
Formular mit Feldern (zum Ausfüllen am Bildschirm, aus Acrobat oder Word)	übernimmt die Felder mit Typ, Beschriftung, Auswahllisten und Prüfungen
Blankett ohne Felder (Linien `____`, Punktlinien `……`, Kästchen ☐, leere Tabellenzellen)	erschließt die Felder aus der Gestaltung — bitte danach prüfen
Informations-Dokument, Broschüre	nicht importierbar: es gibt nichts auszufüllen
eingescannte Seite (nur ein Bild)	nicht importierbar: kein lesbarer Text
geschützte Datei, die sich nur mit Passwort öffnen lässt	nicht importierbar

Eine Datei darf höchstens 25 MB groß sein.

Einzelimport im Formular-Editor¶

Im Formular-Editor auf „PDF …" klicken.
Die PDF-Datei wählen oder in das Fenster ziehen. KCForms liest sie, ohne etwas anzulegen, und zeigt:
- die Art der Datei und wie viele Felder, Seiten und Abschnitte es hat,
- Hinweise (zum Beispiel „Beschriftung aus dem Feldnamen — bitte prüfen"),
- die Liste der erkannten Felder: Beschriftung, Feldname, Art und woher die Beschriftung stammt.
Titel prüfen. Vorgeschlagen wird die größte Überschrift oben auf der ersten Seite. Ändere ihn, wenn er nicht passt — die Formular-ID leitet sich daraus ab, solange du sie nicht selbst änderst.
Katalog und Ordner wählen.
Darstellung wählen (siehe nächster Abschnitt).
Importieren. Das neue Formular öffnet sich im Editor.

Gibt es die Formular-ID schon, sagt der Dialog es dir. Entweder wählst du eine andere ID oder setzt den Haken „Vorhandenes Formular überschreiben".

Die drei Darstellungen¶

Darstellung	Am Bildschirm	Im Ausdruck	Gut für
Am Bildschirm modern, Ausdruck wie das Original (Vorgabe)	Felder untereinander, auch am Telefon gut ausfüllbar	sieht aus wie das gewohnte Blankett	die meisten Fälle: Antragsteller füllen bequem aus, die Akte bekommt das bekannte Blatt
Auch am Bildschirm wie das Original	zeigt das Blatt mit den Feldern darauf	wie das Original	Blanketten, deren Aufbau man wiedererkennen soll. Auf schmalen Bildschirmen wechselt die Ansicht trotzdem in die fließende Form
Nur den Inhalt übernehmen, neues Layout	modernes Formular (siehe unten)	normaler KCForms-Ausdruck	Formulare, die du ohnehin neu denken willst

Für die ersten beiden baut der Import das Blatt nach: Texte, Linien, Rahmen und das Logo werden an ihrer Stelle gezeichnet, die Felder sitzen millimetergenau dort, wo sie im PDF waren.

Hinter den Kulissen: ein Feld mit Druckposition

Jedes Feld bekommt seine Lage auf dem Papier in Millimetern ab der linken oberen Ecke. Texte des Blanketts werden zu Elementen, die nur im Druck erscheinen.

"efternamn_och_foernamn": {
  "type": "string",
  "title": "Efternamn och förnamn",
  "kc:printPos": { "x": 17.6, "y": 45.2, "width": 84.7, "height": 5.6,
                   "styleClass": "pdf_feld_100", "overflow": "shrink" }
},
"_t_12": {
  "type": "string", "kc:visible": false,
  "kc:text": "Efternamn och förnamn",
  "kc:printPos": { "x": 17.6, "y": 41.4, "width": 30.1, "height": 3.5,
                   "styleClass": "pdf_text_70" }
}

Was „Nur den Inhalt übernehmen" zusätzlich tut¶

Bei dieser Darstellung räumt der Import das Formular auf:

Wiederholte Zeilen werden eine Tabelle mit „+ Zeile" — aus 31 Zeilen einer Zeiterfassung wird eine Tabelle mit den Spalten Tag, Lohnart, Stunden, Preis. Steht die Tabelle auf dem Blatt in zwei Hälften nebeneinander, kommen die Hälften untereinander.
Ankreuz-Raster (eine Frage je Zeile, Antworten in Spalten) werden je Zeile ein Auswahlfeld.
Zwei Kästchen „Ja" und „Nein" werden ein Feld mit zwei Antworten.
Erklärende Texte stehen als Hinweise zwischen den Feldern.
Anweisungen fürs Papier („als PDF speichern", „per E-Mail senden an …", „mit eduSign unterschreiben") fallen weg — sie stehen im Bericht.
Abschnitte, die vermutlich die Behörde ausfüllt („Beslut", „Fylls i av institutionen"), nennt der Bericht — dort lohnt sich eine Workflow-Stufe.
Unterschriftszeilen werden eine Unterschrift, Felder wie E-Mail oder Telefon bekommen die Ausfüllhilfe des Browsers.

Was aus den Feldern wird¶

Im PDF	Im Formular
Textfeld	Textfeld, mehrzeilig wenn es im PDF mehrzeilig ist; die Höchstlänge wird übernommen
Textfeld mit Datumsformat	Datumsfeld mit demselben Format
Textfeld mit Zahlenformat	Zahlenfeld mit Nachkommastellen, Einheit (%, kr …) und erlaubtem Bereich
Summenfeld	Berechnungsfeld
Auswahlliste	Auswahlliste — der Eintrag „Bitte wählen" fällt weg, er wird zur leeren Auswahl
Optionsknöpfe	Auswahl mit Optionsknöpfen
Kästchen	Ja/Nein-Feld
Unterschriftsfeld	Unterschrift
Beschriftung mit `*`	Pflichtfeld
„Personnummer"	Feld mit Prüfung der schwedischen Personennummer

Woher die Beschriftung kommt: zuerst aus dem Hinweistext des Feldes (Tooltip), sonst aus dem Text daneben oder darüber, in Tabellen aus Zeilen- und Spaltenkopf. Erst wenn nichts davon passt, aus dem Feldnamen — diese Felder markiert der Dialog mit „bitte prüfen".

Skripte im PDF werden nie ausgeführt. Der Import liest nur, was sie tun (Datumsformat, Summe, Zahlenbereich), und übernimmt das in die KCForms-Gegenstücke.

Blanketten ohne Felder¶

Ein Word-Dokument, das als PDF gespeichert wurde, hat keine Felder — man sieht nur, wo etwas hingehört. Der Import erkennt diese Stellen:

Auf dem Blatt	Feld
`Namn: ……………` oder `Jag intygar att ____________`	auf der Linie; die Beschriftung kommt aus dem Hinweis in Klammern darunter, dem Text mit Doppelpunkt davor oder dem Text unter der Linie
☐ mit Text daneben	Ja/Nein-Feld mit diesem Text
eine Linie mit „Underskrift" darunter	Feld über der Linie
Tabellenzelle mit kleiner Beschriftung oben	Feld darunter
leere Tabellenzelle unter einer Kopfzeile	Feld; die Beschriftung kommt aus dem Spaltenkopf

Der Bericht sagt dazu „Felder aus der Gestaltung erschlossen — bitte prüfen". Prüfe besonders:

Ist ein Feld mitten im Satz versteckt, ohne Linie („anställd från och med den … tills vidare")? Das erkennt der Import nicht — lege es im Editor an.
Hat ein Feld eine zu allgemeine Beschriftung („Datum")? Der Feldname folgt der Beschriftung; ändere beides gleich, bevor Daten gespeichert sind.

Vorlagen aus Word und Excel¶

Viele Formulare liegen als Word-Dokument mit Formularfeldern oder als Excel-Tabelle mit freigegebenen Eingabezellen vor. Beide nimmt der Import direkt — im Editor über denselben Knopf „PDF …", im Stapel auch gemischt mit PDFs.

Aus einer Word- oder Excel-Vorlage entsteht immer ein modernes Formular (Felder untereinander, normaler KCForms-Ausdruck). Einen Papier-Nachbau gibt es hier nicht: Word und Excel legen das Blatt erst beim Drucken fest, ein „Original" zum Nachzeichnen fehlt. Der Dialog zeigt deshalb keine Auswahl der Darstellung.

Word (.docx):

In der Vorlage	Im Formular
Formularfeld (Text, Kästchen, Dropdown) oder Inhaltssteuerelement	Feld mit Typ, Auswahlwerten, Datumsformat und Höchstlänge
Linie `____` oder Kästchen ☐ im Text	Feld bzw. Ja/Nein-Feld
Beschriftung davor, in der Zelle links, im Absatz darüber oder direkt vor der Tabelle mit dem Feld	Beschriftung des Feldes
Tabelle mit Kopfzeile und gleichen leeren Zeilen	Tabelle mit „+ Zeile"
Zeile mit Spaltennamen, durch Tabulatoren getrennt, direkt über einer Tabelle ohne Kopf	Spaltenköpfe dieser Tabelle
Überschrift	Abschnitt

Excel (.xlsx):

In der Vorlage	Im Formular
entsperrte Zelle in einem geschützten Blatt, Zelle mit Datenüberprüfung	Feld; die Beschriftung kommt aus der Zelle links oder darüber
Datenüberprüfung „Liste"	Auswahlliste mit diesen Werten
Datenüberprüfung Ganzzahl/Dezimal/Datum, Zahlen- und Datumsformat	Zahlen- bzw. Datumsfeld
`=SUMME(…)` und Formeln mit einer Rechenart (`=B5*B6`)	Berechnungsfeld
andere Formeln (Verkettung, WENN, SVERWEIS …)	schreibgeschütztes Feld — der Bericht nennt es
Blatt ohne Eingabezellen mit Spaltenköpfen (Liste)	Tabelle mit „+ Zeile"; die vorhandenen Zeilen sind Daten und werden nicht übernommen
mehrere Blätter	ein Abschnitt je Blatt

Blätter, aus denen nur Auswahllisten gespeist werden, und ausgeblendete Blätter bleiben weg.

Alte Formate

.doc und .xls (Office bis 2003) liest der Import nicht. Öffne die Datei in Word bzw. Excel und speichere sie als .docx bzw. .xlsx.

Prüfe nach dem Import besonders Felder, deren Beschriftung wie ein interner Name aussieht („Text 11") — dort stand in der Vorlage nichts, was der Import zuordnen konnte.

Viele Blanketten auf einmal¶

Im Admin-Bereich unter Formular-Bausteine → PDF-Import:

Dateien oder ZIP wählen — oder hineinziehen. Aus einem ZIP werden PDF-, Word- und Excel-Dateien genommen, Unterordner spielen keine Rolle.
Je Datei erscheint eine Zeile mit Art, Felderzahl, Titel, ID, Katalog, Ordner, Darstellung und Ergebnis. Dateien ohne Felder sind abgewählt. Word- und Excel-Zeilen zeigen statt der Darstellung „fließend".
Oben Vorgaben für Katalog, Ordner und Darstellung eintragen und mit „Vorgaben auf gewählte Zeilen anwenden" übernehmen. Danach lässt sich jede Zeile einzeln ändern.
„n Formulare anlegen". Jede Zeile wird für sich angelegt; schlägt eine fehl, laufen die anderen weiter. Das Ergebnis steht in der Zeile.

Der Knopf bleibt gesperrt, solange eine ID doppelt im Stapel vorkommt oder es sie schon gibt (dann „überschreiben" ankreuzen oder die ID ändern).

Grenzen beim Stapel

Je Stapel höchstens 200 Dateien und 100 MB. Die hochgeladenen Dateien liegen 30 Minuten bereit — wer länger braucht, lädt sie neu hoch.

Nach dem Import¶

Ein importiertes Formular ist ein Grundgerüst. Diese Punkte lohnen sich immer:

Ausdruck neben das Original legen (Darstellungen 1 und 2) — die Schrift ist die Druckschrift von KCForms, nicht die des Blanketts; eine lange Zeile kann etwas anders umbrechen.
Felder mit „bitte prüfen" durchgehen: Beschriftung und Feldname.
Pflichtfelder setzen — im PDF ist das oft nur ein Sternchen im Text, und nicht jedes Blankett hat eins.
Behördenblock in eine Workflow-Stufe legen, damit Antragsteller ihn nicht ausfüllen.
Prüfungen und Skripte ergänzen, die das Papier nicht kannte.

Was der Import nicht kann¶

Eingescannte Blanketten (nur Bild, kein Text).
Felder ohne jede Kennzeichnung auf dem Blatt.
Logos, die aus vielen Linien gezeichnet sind, erscheinen im Nachbau als Fläche — tausche sie im Editor gegen eine Bilddatei.
Hausschriften: Der Nachbau druckt in der KCForms-Druckschrift; das Blatt sieht ähnlich, nicht identisch aus.

Rechte¶

Importieren darf, wer Formulare anlegen darf: Administratoren und Konten mit dem Recht Formular-Editor (FORM_STUDIO). Logos aus dem PDF werden als Bilder unter assets/img abgelegt (pdfimp_<formular-id>_<n>.png).